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Verwaltung 2016: eGov-Dienste, Bürgernähe, Inklusion

Neue Kollektivverträge, ein neues Gesetz zur offenen Verwaltung und der Ausbau der eGov-Dienste beschäftigten das Personal- und Verwaltungsressort im Jahr 2016.

Unterzeichnung des bereichsübergreifenden Kollektivvertrages am 13. Oktober 2016./Foto LPA rm

"Die  ‚Verwaltungsinnovation 2018’ ist einer der größten Reformprozesse, den die Landesverwaltung seit den 70er Jahren erlebt. Viele der kleinen Schritte, die das Gesamtpaket ausmachen werden, wurden 2016 gesetzt", sagt Personal- und Verwaltungslandesrätin Waltraud Deeg mit Blick auf das abgelaufene Jahr.

Bereichsübergreifender Kollektivvertrag

2016 stand im Zeichen neuer Kollektivverträge. Los ging es damit eigentlich schon Ende 2015, als die Verhandlungen zum bereichsübergreifenden Kollektivvertrag nach 5 Jahren Stillstand wieder aufgenommen wurden. 2016 konnten sie abgeschlossen werden, seit dem 1. Juli 2016 erhalten die rund 40.000 öffentlich Bediensteten durchschnittlich 40 Euro Brutto mehr Gehalt, ab Mai 2017 wurde eine weitere Erhöhung von 40 Euro Brutto zugesichert. "Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind das Herzstück der Verwaltung, daher arbeiten wir immer weiter daran, ihnen guten Rahmenbedingungen zu bieten", sagt Personallandesrätin Deeg. Südtirol ist die erste (und bisher einzige) Provinz Italiens, die diesen bereichsübergreifenden Kollektivvertrag abgeschlossen hat. Neben den insgesamt 80 Euro Gehaltsaufbesserung erhöht sich auch der Arbeitgeberanteil für den Zusatzrentenfonds ab dem 1. Jänner 2017 um ein Prozent – vorausgesetzt, die Bediensteten heben ihren Teil auch entsprechend an. Den Familien kommt zudem die Anhebung der Elternzeit zugute: Während sie bisher für Kinder bis zu 8 Jahren in Anspruch genommen werden konnte, ist das mit dem neuen Vertrag für Kinder bis 12 Jahren möglich. Der neue bereichsübergreifende Kollektivvertrag gilt für den Zeitraum von 2016 bis 2018. Die Landesregierung stellt für diesen Zeitraum 125 Millionen Euro zur Verfügung. In Anlehnung an den bereichsübergreifenden Kollektivvertrag trat wenige Wochen später auch der neue Landeskollektivvertrag für das Lehr- und  Erziehungspersonal an den Grund-, Mittel- und Oberschulen in Kraft, kurz vor Weihnachten erteilte die Landesregierung dann auch grünes Licht für die Unterzeichnung des Bereichskollektivvertrages für das Personal der Berufsfeuerwehr.

Neue Personalordnung und Inklusion

Das neue Personalgesetz, das 2015 verabschiedet wurde und ein wichtiger Teil der "Verwaltungsinnovation 2018" ist,  trägt erste Früchte. „Ziel ist es, unsere Landesverwaltung noch effizienter, innovativer und damit zukunftsfit zu machen", sagt Deeg. Die Neuerungen werden nach und nach greifen. Eine Veränderung, die 2016 schon zu spüren war: Es konnten vier Mal so viele Menschen mit Behinderung in die Landesverwaltung aufgenommen werden wie 2015. Ein Großteil von ihnen arbeitet als Ausgeher, als Bibliothekshilfen, als Verwaltungspersonal in Schulen oder in Sekretariaten. Insgesamt sind derzeit 244 Menschen mit Behinderung in der Südtiroler Landesverwaltung beschäftigt.  Eine von ihnen ist Nadja Hofer. Bei einem tragischen Unfall verlor die junge Frau einen Arm. Derzeit arbeitet sie in der Hotelfachschule in Bruneck im Sekretariat – sie macht ein Betriebspraktikum. Die meisten Menschen mit Behinderung starten so in den Landesdienst. Nicht zu vergessen sind darüber hinaus auch jene Landesangestellten, die ihre ursprüngliche Tätigkeit - etwa nach einem Unfall - nicht mehr ausüben können, deshalb aber natürlich nicht aus dem Landesdienst ausscheiden. "Wir haben in den vergangenen Jahren einige Schritte gesetzt, um die Situation der Menschen mit Beeinträchtigungen in der Landesverwaltung zu verbessern", sagt Deeg, "am Ziel sind wir aber noch lange nicht".

Digitalisierung der Dienste

Noch nicht am Ziel ist auch die Digitalisierung der Dienste der öffentlichen Verwaltung. Eigentlich sollte die Kommunikation zwischen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen schon seit 11. August nur noch auf drei Wegen erfolgen: über PEC, über eGov-Dienste, die über das Bürgerkonto oder über die Bürgerkarte zugänglich sind, und über Datenaustausch zwischen Anwendungen, wie beispielsweise die elektronische Rechnung. Alle Verwaltungen sollten dazu verpflichtet werden, alle Dokumente im Original in digitaler Form zu erstellen. Diese Form der Kommunikation wurde auch eigens in der Gesetzesnovelle zur offenen Verwaltung (Landesgesetz Nr. 17/1993) geregelt. In allerletzter Sekunde verschob der Ministerrat den Start der Digitalisierung im Sommer dann aber doch. "Auch wenn die längere Vorbereitungszeit auch vielen Südtiroler Unternehmen durchaus willkommen, müssen wir uns der digitalen Kommunikation stellen", betont IT- und Verwaltungslandesrätin Waltraud Deeg. Zum einen könne die Kommunikation mit der öffentlichen Verwaltung dann in Zukunft schneller und einfacher abgewickelt werden, zum anderen würden auf Staatsebene heute bereits viele öffentliche Dienste nur mehr digital abgewickelt. "Die Digitalisierung der Dienste setzt allerdings die Verschlankung und Vereinfachung der Prozesse voraus", gibt Deeg zu bedenken.

eGov-Dienste ausgebaut

Die Landesabteilung Informationstechnik arbeitet mit Hochdruck daran, auch den Bürgern die Online-Formulare schmackhaft zu machen. Mehr als 200 Formulare soll es in gut 3 Jahren als eGov-Dienste geben. "Wir wollen die Bürger in das digitale Zeitalter begleiten und unsere Dienste möglichst anwenderfreundlich und einfach anbieten, um vorhandene Ängste zu überwinden und das große Potential der Digitalisierung als Entwicklungschance zu verankern", betont IT-Landesrätin Waltraud Deeg. Einer dieser Dienste ist die Online-Schulanmeldung. Seit 3 Jahren müssen Eltern nicht mehr persönlich beim Direktor vorsprechen, wenn sie ihre Kinder anmelden wollen. Die meisten machen das dennoch: "Das könnte daran liegen, dass sie sich ein Bild von der Schule machen wollen", sagt Martin Prosch. Als der Informatiker der Landesverwaltung seine eigene Tochter in die Schule anmeldete, konnte er seine eigene Seite auch gleich testen.

Offene und transparente Veraltung

"Die Verwaltung muss ihrer Rolle als moderner Dienstleister nachkommen", betont Verwaltungslandesrätin Waltraud Deeg immer wieder. Mit dem Gesetz zur offenen Verwaltung sei ein Paradigmenwechsel eingeleitet worden: Erstmals hat die Landesregierung verbindliche Bearbeitungsfristen für Verwaltungsverfahren festgelegt. Für den Abschluss der Verwaltungsverfahren gilt demnach grundsätzlich eine Frist von 30 Tagen. Falls Verfahren zum Schutz des öffentlichen Interesses oder angesichts ihrer Komplexität mehr Zeit beanspruchen, kann sie auf 180 Tage ausgedehnt werden. Das Gesetz sieht aber auch mehr Eigenerklärungen vor und eine verständlichere Amtssprache. Eine digitale Amtstafel, aber auch die Digitalisierung der Kommunikationsformen und die Bereitstellung der Daten der öffentlichen Verwaltung als "Open Data" ermöglichen zudem einen raschen und unmittelbaren Zugang zu Informationen der öffentlichen Verwaltungen.  Nun gelte es, verwaltungstechnische und auch normative Maßnahmen zu setzen, die das Verwaltungsverfahren vereinfachen, sagt die Landesrätin. Ganz oben auf der Agenda: eine ständige Aus- und Weiterbildung der Bediensteten sowie die weitere Digitalisierung der Dienste.

Reorganisation der Ämter und Abteilungen

Ein Eckpfeiler des Projekts "Verwaltungsinnovation 2018" ist die Reorganisation der Landesverwaltung. Im Zuge dieses Reorganisationsprozesses wurden bereits 22 Ämter, Abteilung und andere Körperschaften neu aufgestellt. 2016 wurden die Zusammenlegung und Neuordnung weiterer Ämter und Abteilungen beschlossen. "Damit soll eine gute funktionierende Organisation, effiziente Verwaltungsabläufe sowie ein gezielter und ökonomischer Einsatz der Mittel erreicht werden", betont Verwaltungslandesrätin Waltraud Deeg. Im Rahmen der Reorganisation werde auch die Führungsstruktur verbessert und an neue Erfordernisse angepasst. Vorgesehen ist die Möglichkeit zur Abänderung der Aufgaben und Organisationseinheiten im Landesgesetz zur "Neuordnung der Führungsstruktur der Südtiroler Landesverwaltung" aus dem Jahr 1992.

Eindämmung der öffentlichen Ausgaben

Begleitet wird die Verwaltungsinnovation 2018 auch vom sogenannten Ausgabenausschuss. Ziel des fünfköpfigen Gremiums bestehend aus dem Vorsitzenden Martin Steinmann, Luca Bisio, Thomas Koler, Ines Pellegrini und Kurt Promberger, ist es, den Landeshaushalt Ausgabenposten für Ausgabenposten zu durchleuchten. Die Experten unterziehen die Einnahmen und vor allem die Ausgaben einer kritischen Analyse und arbeiten Vorschläge für den verbesserten Einsatz der öffentlichen Ressourcen aus. Im Jahr 2015 legte der Ausschuss 14 Vorschläge vor, im Jahr 2016 wurden 4 Vorschläge an den Lenkungsausschuss für die Verwaltungsinnovation übermittelt. In ihrer letzten Sitzung vor Weihnachten hat die Landesregierung die Richtlinien zur Eindämmung der öffentlichen Ausgaben vorgegeben. Von den beschlossenen Maßnahmen betroffen sind der Südtiroler Sanitätsbetrieb,  die Universität Bozen, die Handelskammer, die Hilfskörperschaften und In-House- Gesellschaften des Landes und jene Körperschaften, deren Ordnung vom Land geregelt oder finanziert werden. "Es geht nicht um eine Zentralisierung, und auch nicht um einen reinen Sparzwang", betont Verwaltungslandesrätin Waltraud Deeg, "es geht vielmehr darum, den Haushalt so aufzustellen, dass künftige Herausforderungen bewältigt werden können. Eine unabhängige und zielgerichtete Analyse ist die Grundlage dafür."

EIM-Plattform für Digitalisierung der Verwaltungsverfahren

Zum Schluss noch ein Blick in die Zukunft: Um das Ziel einer digitalen Verwaltung mit der nötigen Entschiedenheit voranzutreiben, schafft die Landesregierung eine moderne EIM-Plattform (Enterprise Information Management) an. EIM-Plattformen bestehen im Wesentlichen aus einer modernen ECM-Plattform (Enterprise Content Management) gepaart mit einer BPM-Plattform (Business Process Management), mit der Verwaltungsverfahren nahezu ohne Programmieraufwand sondern per Konfiguration schnell und kostengünstig realisiert werden können. Das neue System soll unter anderem die seit über zehn Jahren bestehende und damit ins Alter gekommene Dokumentenverwaltungs-Plattform der Landesverwaltung ersetzen. "Damit wollen wir die Landesverwaltung in absehbarer Zeit und mit vertretbaren Ausgaben ins digitale Zeitalter führen", erklärt IT-Landesrätin Waltraud Deeg. Die Anschaffung dieser Plattform mache es zudem möglich, die vom Strategieplan 'Südtirol digital SD 2020' vorgesehene Digitalisierung der Verwaltung  voranzutreiben und dabei Betriebs- und Weiterentwicklungskosten zu reduzieren.

LPA

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